На Кіровоградщині 50% працівників оцифрували трудові книжки: як це зробити

У Кіровоградській області 50% працівників мають електронних трудових книжок. Оцифрували документи 90 тисяч 482 зі 179 тисяч 172 працівників.

Про це Суспільному повідомила керівниця обласного пенсійного фонду Наталія Сімонян.

Що таке електронна трудова книжка

Електронні трудові книжки — це цифрові аналоги паперових. Їх ввели Україні з 10 червня 2021 року для зручності — щоб удосконалити облік трудової діяльності людей й зменшити паперовий документообіг. Також це зменшує ризик втрати чи пошкодження документів. Дані вносять до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування.

Які дані можна вносити в електронну трудову книжку

Оцифрувати можна будь-які документи, що підтверджують страховий стаж. Це:

трудова книжка (сторінки в хронологічному порядку);
документи про здобуття освіти (за денною формою навчання);
свідоцтво про народження дитини (для жінок) та в деяких випадках для чоловіків;
військовий квиток;
у разі втрати трудової книжки: довідки, виписки з наказів, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи, а також нагородження та відзнаки.

Дані в електронну трудову книжку може вносити, як роботодавець, так і сам працівник через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду.

Щоб самому оцифрувати трудову книжку, потрібно:

зробити скан-копії сторінок трудової книжки та інших потрібних документів;
увійти до особистого кабінету на вебпорталі одним з трьох способів — 1) за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП), який можна отримати в державній податковій службі, акредитованому центрі сертифікації ключів, а також у деяких банках; 2) через сервіс ID.GOV.UA, який передбачає ідентифікацію за банківською карткою; 3) через Дія.Підпис;
перейти до розділу "Комунікації з ПФУ";
обрати вкладку "Відомості про трудові відносини";
завантажити скан-копії.

Як перевірити, чи трудова книжка оцифрована

Електронні трудові книжки можна буде переглядати на вебпорталі пенсійного фонду. Для цього потрібно:

зайти на вебпортал одним із трьох способів (через КЕП, сервіс ID.GOV.UA або Дія.Підпис);
перейти до розділу "Електронна трудова книжка";
натиснути кнопку "Дані ЕТК";
обрати вкладку "Відцифрована ЕТК".

Також можна скористатися розділом "Звернення". Там видно, у якому стані й на якому етапі оцифрування.

До якого року буде потрібна паперова трудова книжка

За інформацією Наталії Сімонян, для працівників, паперову трудову книжку яких оцифрували, подальше внесення записів здійснюється роботодавцем виключно на вимогу. Для непрацюючих пенсіонерів необхідності в оцифруванні трудових книжок немає, оскільки відомості про їх трудову діяльність Пенсійний фонд уже має і зберігає у складі їх пенсійних справ.

Для працюючих пенсіонерів, які мають електронну трудову книжку, дооцифрування останніх періодів роботи зроблять при їх зверненні за перерахунком пенсій.

Перехід до електронних книжок має завершитись 10 червня 2026 року. Цей час будуть дійсні й паперові, і електронні трудові книжки. Оцифрування відбувається один раз.

Оцифрувати книжку можна й після 10 червня 2026 року, однак тоді можуть бути виявлені помилки чи невідповідності в записах (відсутні печатки, дані, дати, підписи), і якщо людина в цей час оформлятиме пенсію, то може на деякий час втратити частину стажу й мати зниження пенсії чи її затримки.

На Кіровоградщині половина працівників не оцифрували електронні книжки: як це зробити