Тайм-менеджмент і вміння доводити справи до кінця – теми, які популярні вже не перший рік. Про це свідчать сотні книг, безліч систем та неймовірний ріст кількості мотиваційних тренерів і споживання їхнього контенту.
Одна з найвідоміших систем – Getting Things Done (GTD). Вона має тисячі послідовників, багато додатків для тайм-менеджменту орієнтуються саме на цю методику, а її автор Девід Аллен читає лекції по всьому світу. Розповідаємо, що таке система GTD та як саме вона може допомогти не полишати справи на півдорозі.
Хто такий Девід Аллен?
Девід Аллен – американський фахівець і консультант з особистої продуктивності. У світі продано понад два мільйони примірників його книг, які перекладені 30 мовами. Популярність йому принесла книга про систему GTD – "Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу", яку журнал TIME, до слова, назвав найкращою книгою десятиліття.
До того як створити GTD та зайнятися консультуванням, Аллен встиг попрацювати ілюзіоністом, тренером з карате, архітектором, менеджером на заправці, оператором, турагентом, кухарем, а також займатися дистрибуцією вітамінів і продажем мотоциклів.
Читайте також: "Щось мені підказує": розповідаємо всю правду про інтуїцію"
У чому суть системи?
За словами Девіда Аллена, задля ефективнішого планування необхідно застосовувати зовнішні носії інформації та додаткові методики систематизації, замість сподіватися лише на природні методи планування, за які у нас відповідає префронтальна кора мозку.
Важливим аспектом GTD є той факт, що всі ваші завдання перебувають в одному місці. Причому зібрані таким чином, аби відпала необхідність обдумувати підхід до кожної наступної справи.
Автор пропонує розбивати всі свої справи на окремі списки, проте тримати їх в одному місці. Як саме ділити списки, залежить від кожного конкретного випадку. Можливо, це будуть "робота", "відпочинок" і "хатні справи". А може, "навчання", "спорт" і "саморозвиток". GTD, як і будь-яка система для тайм-менеджменту, найкраще працює тоді, коли ви персоналізуєте її під конкретно ваші потреби.
Що заважає нам досягати цілей?
Аллен виділяє низку типових помилок, які виникають при простому плануванні. Зокрема:
- Прокрастинація. Тобто бажання відкладати неприємні чи важкі завдання на потім, віддаючи перевагу тим справам, які приносять задоволення або швидкий результат.
- Непродуктивність через бажання хапатися за все й одразу, вирішувати одночасно декілька проблем.
- Невміння правильно встановлювати пріоритети, неготовність до "форс-мажорних" ситуацій.
- Невміння планувати за невідомих умов. Наприклад, ви дізнаєтеся, чи зможете сходити на каву зі знайомим/знайомою, власне у день зустрічі. А від цього залежить, чи матимете ви додаткову годину для вирішення робочих завдань, чи ні.
- Недотримання плану. Мало просто прописати план, головне – його виконувати.
Getting Things Done саме й покликана мінімізувати ризик виникнення цих помилок. Як наслідок, пришвидшити процес виконання поставлених завдань. І головне – мотивувати доводити всі справи до завершення.
Читайте також: "Готівка проти карти. Плюси та мінуси cashless-світу"
Що конкретно слід робити?
GTD не має чітко прописаних правил. Проте система ґрунтується на декількох базових принципах.
- Фіксуйте все. Усі ваші списки мають не лише бути зібрані в одному місці, а й завжди знаходитися під рукою. Неважливо, в якому вигляді – у блокноті чи в мобільному застосунку. Головне – убезпечити себе від "запишу пізніше" або "це я точно не забуду". Абсолютно всі ідеї та завдання, навіть якщо вони здаються маленькими та незначними, необхідно одразу ж додавати до списку.
- "Диявол в деталях". Якщо справа вимагає виконання декількох підзавдань, то вони теж повинні бути зафіксовані. Нічого схожого на "підготувати звіт", оскільки тоді доведеться витрачати зайвий час на розшифровування цього пункту. Таке завдання мало б виглядати так: "зібрати необхідну інформацію, структурувати її, візуалізувати дані, створити презентацію" тощо. До слова, якщо якесь завдання ви можете делегувати, то не варто соромитися цього робити.
- Актуальність. Постійно оновлюйте свої списки. Якщо якесь завдання застаріло, або, навпаки, кінцевий термін його виконання скоротився від наступного тижня до "потрібно на вчора" – реагуйте на це й одразу вносьте відповідні зміни.
- Виділяйте пріоритети. Спочатку робіть справи з найближчим дедлайном або найважливіші конкретно зараз. Ідеально, якщо кожному завданню буде присвоєно конкретну дату виконання. Якщо ви користуєтеся застосунком для планування – додавайте нагадування. Якщо блокнотом, то додатково можете використовувати календар для поміток дедлайнів.
- Робіть. Усі попередні пункти створені не для того, "аби були", а задля втілення їх у життя.
GTD – це лише про роботу?
У жодному разі. Система покликана підвищити продуктивність і допомогти в досягненні поставлених цілей. Якщо ви йдете на вечірку з метою розважитися, а прийшовши, розумієте, що вам нудно та нецікаво – ви проводите час непродуктивно. Необхідно або щось змінити: співрозмовника, тему для обговорення тощо, або ж просто піти й зайнятися чимось кориснішим.
Так само серед записаних завдань може бути не тільки створення робочих презентацій, а й, наприклад, планування відпустки.
А якщо я не хочу планувати кожен свій крок?
Цього й не потрібно робити. Навпаки – автор системи наголошує, що сам любить спонтанність. GTD дає можливість мати під рукою список важливих справ, необхідні кроки для їх виконання, а також кінцеві терміни.
Звісно ж, не слід відкладати все до останнього. Проте нічого не заважає вам спланувати все так, щоб зробити частину запланованого, а тоді сходити в кіно чи поспілкуватися зі знайомим, з яким ви випадково зустрілися.
Завдання системи – не лише у досягеннні всіх поставлених цілей, а й в отриманні задоволення від самого процесу.
Читайте також: "Емоційне вигорання на роботі. 8 способів впоратися з синдромом"