В Україні до 10 червня 2026 року всі паперові трудові книжки потрібно перевести в електронний формат. На Кіровоградщині нині половина всіх працівників, це 88 898 людей на 6464 підприємствах і організаціях, почали перехід на електронні документи. Загалом в області 178 959 працівників.
Про це Суспільному розповіла начальниця відділу формування електронних трудових книжок пенсійного фонду України в області Ірина Хованюк.
Що таке електронна трудова книжка
За словами Ірини Хованюк, електронні трудові книжки — це цифрові аналоги паперових. Їх ввели Україні з 10 червня 2021 року для зручності — щоб удосконалити облік трудової діяльності людей й зменшити паперовий документообіг. Також це зменшує ризик втрати чи пошкодження документів. Дані вносять до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування.
"Тепер людина може у будь-який момент перевірити свій страховий стаж — період, протягом якого вона сплачувала страхові внески до Пенсійного фонду (до 2004 року цей стаж називався "трудовий"). А в майбутньому їй автоматично призначать пенсію без візиту до Пенсійного фонду".
Які дані можна вносити в електронну трудову книжку
Оцифрувати можна будь-які документи, що підтверджують страховий стаж. Це:
- трудова книжка (сторінки в хронологічному порядку);
- документи про здобуття освіти (за денною формою навчання);
- свідоцтво про народження дитини (для жінок) та в деяких випадках для чоловіків;
- військовий квиток;
- у разі втрати трудової книжки: довідки, виписки з наказів, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи, а також нагородження та відзнаки.
Хто і як має вносити дані в електронну трудову книжку
Це може зробити й роботодавець, і сам працівник через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду.
Щоб самому оцифрувати трудову книжку, потрібно:
- зробити скан-копії сторінок трудової книжки та інших потрібних документів;
- увійти до особистого кабінету на вебпорталі одним з трьох способів — 1) за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП), який можна отримати в державній податковій службі, акредитованому центрі сертифікації ключів, а також у деяких банках; 2) через сервіс ID.GOV.UA, який передбачає ідентифікацію за банківською карткою; 3) через Дія.Підпис;
- перейти до розділу "Комунікації з ПФУ";
- обрати вкладку "Відомості про трудові відносини";
- завантажити скан-копії.
"Скан-копія трудової книжки повинна бути обов'язково кольорова й мати всі заповнені сторінки у хронологічному порядку. Також вона має бути бути чіткою й відображати всі реквізити, назву документу, серійний номер, дату видачі, печатки, підписи, прізвище, імя, по батькові власника трудової книжки та безпосередньо самі записи. Формат .jpg або .pdf. Розмір кожного файлу — не більше одного мегабайту", — розповіла Ірина Хованюк.
Як перевірити, чи трудова книжка оцифрована
Електронні трудові книжки можна буде переглядати на вебпорталі пенсійного фонду. Для цього потрібно:
- зайти на вебпортал одним із трьох способів (через КЕП, сервіс ID.GOV.UA або Дія.Підпис);
- перейти до розділу "Електронна трудова книжка";
- натиснути кнопку "Дані ЕТК";
- обрати вкладку "Відцифрована ЕТК".
Також можна скористатися розділом "Звернення". Там видно, у якому стані й на якому етапі оцифрування.
"Якщо під час опрацювання скан-копій виявилася невідповідність в оформленні трудової книжки, змісті записів, то з’являється відповідний експертний коментар", — додала Ірина Хованюк.
Де можна переглянути страховий стаж після оцифрування трудової книжки
Його можна буде побачити на головній сторінці в особистому кабінеті на вебпорталі Пенсійного фонду в реквізиті "Загальний страховий стаж" закладки "Страхові дані, наявні в РЗО").
Якщо в електронній трудовій книжці є дані тільки з 2004 року
Це пов'язано з тим, що в Україні поняття "страховий стаж" запровадили в 2003 році, ухваливши Закон України "Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування". До цього стаж був трудовим. Відповідно на вебпорталі Пенсійного фонду України страховий стаж розраховується з 1 січня 2004 року.
"Але трудовий стаж, отриманий до 2004 року, повністю зараховується у загальний страховий стаж. І якщо ваша трудова діяльність почалася до 2004 року, ви можете самостійно додати цю інформацію, надіславши скан-копії документів", — пояснила Ірина Хованюк.
Що далі робити з паперовою трудовою книжкою
Паперова трудова книжка буде непотрібна з червня 2026 року. До цього часу краще її зберігати, навіть якщо вона вже оцифрована. Оцифрування відбувається один раз.
"Потім не потрібно буде передавати дані про працевлаштування або звільнення. Ця інформація буде надаватися через звітність".
Якщо трудову книжку не оцифрують до 10 червня 2026 року
За словами Ірини Хованюк, оцифрувати книжку можна й після 10 червня 2026 року. Але під час оцифрування можуть бути виявлені помилки чи невідповідності в записах (відсутні печатки, дані, дати, підписи), і якщо людина в цей час оформлятиме пенсію, то може на деякий час втратити частину стажу й мати зниження пенсії чи її затримки.
Якщо немає технічної можливості самостійно подати на оцифрування трудову книжку
У такому випадку можна звернутися до найближчого сервісного центру Пенсійного фонду. Таких сервісних центрів в Кіровоградській області 11. Адреси можна знайти на сайті Пенсійного фонду. Але людина може звертатися до будь-якого сервісного центру на території України.
Про всі деталі можна дізнатися на Facebook-сторінці управління пенсійного фонду України в Кіровоградській області, у Telegram-каналі "Пенсійний фонд Кіровоградщини" й телефоном.
Телефони гарячої лінії: 050-874-28-63, 097-988-98-68.
Також Ірина Хованюк сказала, що співпрацює з кадровими службами, допомагаючи їм в оформленні трудових книжок. Її телефон: 068-534-68-24.
Підписуйтесь на Суспільне Кропивницький у Facebook, YouTube, Telegram, Instagram, WhatsApp, Viber та TikTok.
