У понад 5 разів, починаючи із листопада 2025 року, зросла кількість охочих отримати електронну трудову книжку на Житомирщині. Для того, аби своєчасно надати людям послугу з оцифрування паперових трудових книжок, у сервісному центрі Пенсійного фонду України в Житомирській області, який розташований у "Прозорому офісі" Житомира, збільшили кількість фахівців.
Про це Суспільному розповіла начальниця відділу обслуговування громадян сервісного центру Пенсійного фонду в Житомирській області Тетяна Гришко.
За її словами, якщо до листопада 2025 року із запитом перевести власну трудову книжку із паперового варіанту в електронний, щомісяця до Пенсійного фонду Україну в Житомирській області зверталися в середньому 3 тисячі людей на місяць, то наразі їх кількість за такий самий період зросла приблизно до 17 тисяч.
"На сьогодні оцифруванням трудових книжок у нашому сервісному центрі займаються 7-8 спеціалістів. До цього було 4. Після збільшення кількості запитів ми додали людей, які оцифровують трудові книжки. Ці фахівці займаються винятково оцифруванням. Щоб люди, які звернулися до нас за такою послугою, не стояли в черзі, а могли оперативно виконати цю процедуру і піти займатися своїми справами чи повернутися на роботу", — сказала Тетяна Гришко.
Фахівець сервісного центру Пенсійного фонду України в Житомирській області Микола Власюк розповів, що оцифрування однієї трудової книжки займає в середньому 20 хвилин. За день один фахівець центру оцифровує до 30 трудових книжок.
"Якщо буває великий наплив людей, відповідно уповільнюється робота програми, і час відцифрування документу зростає", — сказав Микола Власюк.
Фахівець сервісного центру також розповів, що оцифрувати трудову книжку може як сам працівник, так і його працедавець. Зробити це можна самостійно, зареєструвавшись на сайті Пенсійного фонду або звернувшись до сервісного центру. Перед цим потрібно поцікавитися у працедавця, чи вона ще не оцифрована.
"Якщо до нас звернулася жінка, то для цього ми приймаємо трудову книжку, свідоцтво про шлюб, свідоцтво про народження дітей. Якщо було розлучення, то свідоцтво про розлучення, довідку про зміну прізвища. Також документи про освіту. Для чоловіка потрібно мати із собою паперову трудову книжку, документ, який посвідчує особу. Якщо служив в Збройних силах, то військовий квиток. І, звісно, документи про освіту, які підтверджують наявний трудовий стаж. Якщо були додаткові працевлаштування за трудовою угодою, потрібно зразок трудової угоди", — сказав Микола Власюк.
Житомирянка Людмила Мизюк розповіла, що прийшла до сервісного центру Пенсійного фонду України 1 квітня, аби оцифрувати свою трудову книжку. З її слів, після звільнення з попереднього місця праці вона дізналася, що колишній її працедавець не оцифрував її трудову книжку.
"Працедавець сказав, що оцифрував мою трудову книжку, але даних поки немає. Тож, оцифровую її сама заново. Через 2 роки маю оформляти пенсію, тому маю це зробити", — сказала Людмила Мизюк.
Ірина Стадник прийшла до сервісного центру, аби взяти довідку. Розповіла, що свою трудову книжку вона ще не оцифрувала. Каже, що планує це зробити самостійно. Звертатися у сервісний центр спеціально не буде.
"Тільки нещодавно дізналася інформацію про це. Мій працедавець за мене це робити не буде. Тож, я це буду робити особисто" — сказала Ірина Стадник.
Житомирянка Анна Орловська розповіла, що переводити паперову трудову книжку в електронну вона також планує сама.
"Я знаю, що можна звернутися за послугою до ЦНАПу, а можна й на сайті Пенсійного фонду зареєструватися і відповідно вдома це самій зробити. Ми ще не вирішили, яким способом це будемо робити, але враховуючи, які черги, то, напевно, будемо робити це вдома", — сказала Анна Орловська.
За словами керівниці відділу формування електронних трудових книжок Головного управління Пенсійного фонду України в Житомирській області Ірини Матакової, збільшення кількості запитів до сервісних центрів області на оцифрування трудових книжок пов’язане із завершенням кінцевого терміну для цієї процедури, який згідно із законодавством України спливає 10 червня 2026 року.
"Основне, що передбачено цим закономПро внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі, це те, що Пенсійний фонд упродовж 5 років мав наповнити реєстр застрахованих осіб відомостями про трудову діяльність застрахованих осіб, якого не було. Бо частина інформації про стаж, починаючи з 2004 року, вже є у Пенсійному фонді. А от саме до 2004 року інформації не було. Але я хочу наголосити, що навіть якщо з певних причин люди до 10 червня 2026 року не встигнуть оцифрувати трудову книжку, то жодними нормами не передбачено, що після цієї дати в них не буде зарахований стаж за паперовою трудовою книжкою. Паперова трудова книжка на сьогодні є і залишатиметься чинною. І вона ж є головним документом для призначення пенсії. Незважаючи на те, чи встигли ви її оцифрувати", — сказала Ірина Матакова.
За інформацією Ірини Матакової, станом на 1 квітня 2026 року електронні трудові книжки отримали 274 тисячі жителі Житомирщини.
Що таке електронна трудова книжка
Електронні трудові книжки — це цифрові аналоги паперових. Їх запровадили в Україні з 10 червня 2021 року, щоб удосконалити облік, зменшити паперовий документообіг, а в майбутньому — для автоматичного оформлення пенсії без візиту до сервісного центру.
Дані про прийняття на роботу, переведення, звільнення та інші кадрові зміни тепер вносять до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування.
Хто і як може вносити дані в електронну трудову книжку
Відомості про трудову діяльність до Пенсійного фонду України можуть вносити як самі працівники, так і їх роботодавці через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України.
Щоб самому оцифрувати трудову книжку, потрібно:
- авторизуватися в особистому кабінеті на вебпорталі Пенсійного фонду України за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП);
- у розділі "Комунікації з ПФУ" обрати сервіс "Відомості про трудові відносини – для застрахованих осіб та "Відомості про трудові відносини робітника (трудова книжка) — для страхувальників";
- заповнити інформацію та надати згоду на обробку персональних даних;
- завантажити скановані копії документів;
- підписати та надіслати заяву до Пенсійного фонду.
Перевірити статус обробки можна в розділі "Мої звернення".
Документи, які були прийняті до обробки, мають відповідати таким вимогам
- розмір файлу — до 1 Мб;
- формат — JPEG або PDF;
- багатосторінкові документи — одним файлом;
- сканування — з оригіналів;
- копії мають бути кольоровими, чіткими та читабельними;
- назви файлів повинні відповідати змісту документа.
Які ще документи, окрім трудової книжки, рекомендується подати:
- документи про освіту;
- свідоцтво про народження дитини;
- військовий квиток (за наявності);
- інші документи, якіо підтверджують стаж.
Якщо немає технічної можливості самостійно подати на оцифрування трудову книжку
У такому випадку можна звернутися до найближчого сервісного центру Пенсійного фонду. Кожна людина може звертатися до будь-якого сервісного центру на території України.
7 жовтня 2026 року Суспільне розповідало, що з часу запровадження сервісу "Електронна трудова книжка" оцифровано понад 210 тисяч паперових трудових книжок жителів Житомирщини.
Підписуйтеся, читайте, дивіться новини Житомирщини на наших платформах тут:
Telegram | Instagram | Viber | Facebook | YouTube | WhatsApp | TikTok
