До Головного управління Пенсійного Фонду України в Миколаївській області станом на 15 жовтня 2023 року від працівників та роботодавців надійшло 104 тисячі 757 сканованих копій трудових книжок. Процес оцифрування триватиме до 2026 року.
Про це кореспондентам Суспільного розповіла начальниця відділу формування електронних трудових книжок управління інформаційних систем та електронних реєстрів ГУ Пенсійного Фонду України в Миколаївській області Тетяна Слободянюк.
За її словами, із початком вторгнення РФ на територію України роботу з оцифрування в області призупинили, згодом налагодили, і зараз фахівці спостерігають активність з надання електронних трудових книжок. З майже 105 тисяч сканкопій понад 59 тисяч звернень були надіслані через портал електронних послуг Пенсійного Фонду.
Хто має вносити дані до електронних трудових книжок?
Внесення відомостей про трудову діяльність до Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування через портал електронних послуг ПФ України у вигляді сканованих або оцифрованих копій документів здійснює працівник або роботодавець. Обов'язково накладати кваліфікований електронний підпис.
Якщо підприємство ліквідовано, то трудова книжка має бути у застрахованої особи. Тому кожен має право через вебпортал ПФ України передати сканкопії своєї книжки.
Фізичні особи-підприємці (ФОП), самозайняті люди також направляють через вебпортал електронних послуг ПФ скановані документи про трудову діяльність, що засвідчені е-підписом. Це витяг з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань та довідка з Державної податкової служби про взяття на облік суб'єкта підприємницької діяльності.
Як довго триватиме процес оцифровування?
Згідно із законом передбачено п'ятирічний перехідний період для внесення до Державного реєстру відомостей з паперових трудових книжок. Протягом цього періоду діятиме як паперова книжка, так і електронна форма відомостей про трудову діяльність працівника.
Після внесення відомостей до реєстру роботодавець зобов'язаний видати оригінал паперової трудової книжки під підпис. Після завершення перехідного періоду будуть лише електронні трудові книжки.
Яка інформація міститься в електронному носії?
Це цифровий аналог паперової книжки, тому буде відображатися вся інформація про стаж: записи про прийняття на роботу, про переведення, про звільнення тощо. Надалі е-книжка надасть можливість автоматичного призначення пенсії за віком без особистого звернення людини до Пенсійного Фонду.
Які вимоги до сканкопій?
Необхідно відправити кольорові копії всіх заповнених сторінок оригіналу трудової книжки: відомості про роботу, про нагородження, про заохочення та вкладники оригіналу трудової книжки.
Також сканкопії інших документів — диплом, військовий квиток, свідоцтво про народження дитини. Документи мають бути скановані у хронологічному порядку, з чітким зображенням.
Перед скануванням книжки потрібно перевірити на відповідність до паспортних даних — прізвище, ім'я, по батькові, дата народження. Перевірити наявність підпису власника трудової книжки, підпис відповідального за видачу книжки, наявність печатки підприємства, де книжку заповнили вперше. Усі записи в книжці повинні бути виконані акуратно, без виправлень.
Де можна подивитися свою електронну трудову книжку?
Коли трудова книжка оцифрована, дані про періоди роботи й наявний страховий стаж будуть доступні для перегляду в особистому кабінеті на порталі електронних послуг Пенсійного Фонду України. Також доступ до електронної трудової книжки забезпечений за допомогою мобільного застосунку Пенсійного Фонду.
Що відомо
- 10 червня 2021 року набув чинності Закон України "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі". Він встановив нові правила обліку трудової діяльності працівника. Замість класичної трудової книжки всі відомості про працевлаштування мають вносити до Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування
- Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівників, фізичних осіб-підприємців в електронній формі затвердила Постанова правління Пенсійного Фонду України від 12 березня 2021 року.
Слідкуйте за головними новинами Миколаєва та області у Telegram, Viber, YouTube, Facebook та Instagram.
