З початку року до державного архіву Кіровоградської області звернулися 756 людей із запитами про підтвердження трудового стажу. В архіві переважно зберігають документи національного архівного фонду, а не документи з особового складу. Більшість архівів підприємств, які ліквідовані, нині зберігають у трудових архівах. Інформація про трудовий стаж потрібна для оформлення пенсій, соціальних та інших виплат.
Про це Суспільному розповіла директорка архіву Лілія Маринець.
За її інформацією, до архіву звертаються не тільки жителі Кіровоградщини, а й ті, хто виїхав за межі області.
"В архіві зберігаються трудові документи навіть довоєнні, до Другої світової війни. У нас залишились документи педагогічного училища, яке було в місті. Є документи про навчання і за довоєнний період, і післявоєнні, і більш сучасні. Документи з особового складу мають зберігатися 75 років в архіві, тоді як Національний архівний фонд зберігається постійно".
Документи в архівах зберігають у паперовому вигляді, цифрувати їх немає потреби, сказала директорка. Основний документ для підтвердження стажу роботи — це наказ про приймання людини на роботу, переведення і звільнення. Переважно — це накази з особового складу.
Довідку про нарахування заробітної плати надають на підставі відомості нарахування заробітної плати або особових карток. Особові справи в архіві не зберігають.
"В нас їх просто немає. На деякі установи є накази і відомості нарахування заробітної плати. Основна маса документів з особового складу ліквідованих підприємств, установ і організацій зберігаються в трудових архівах".
Директорка сказала, це не державні архіви, це архіви, які створили в громадах, районах і вони зберігають ці документи.
Термін реагування архіву на запит, відповідно до закону, не може перевищувати 30 днів. Якщо, об'ємний запит, то можуть подовжити на 15 днів. Про це попереджають заявника.
"Але у нас таких випадків майже не буває. Ми намагаємося за два — три тижні зробити довідку".
У пошуках підтвердження своїх трудових документів люди стикаються з неналежною архівацією або взагалі її відсутністю у тих підприємств, які припинили роботу.
"Буває, що ми не знаходимо необхідні документи, і не тому, що погано дивимось, а тому, що, наприклад, були недбалі керівники установ і підприємств, не приділяли належної уваги збереженню документів в установі. І коли вони надійшли на зберігання до Державного архіву або трудового архіву, з'ясувалося, що частини документів немає, вони могли бути, наприклад, залиті під час потопу або згоріли".
Пояснила, повнота довідки, яку видає архів, залежить від повноти документів, які зберігаються.
"Були випадки, що людина знає, що в нас документів немає, їх ніде немає, а їй просто треба негативна відповідь, повідомлення про те, що до архіву не надходили ці документи, аби потім людина могла звернутися в суд для підтвердження свого стажу".
Працюють тільки з оригіналом документа і на його підставі надають архівну довідку.
"Якщо немає документів, то їх вже немає ніде. Накази, відомості нарахування заробітної плати писалися в одному екземплярі. Якщо немає документа, то страждає в першу чергу людина".
Подати запит можна у понеділок, середу та п'ятницю з 9:00 до 12:00 за адресою: вулиця Академіка Корольова, 3.
"Працівник архіву перегляне документи людини, проконсультує, як правильно написати заяву, що треба вказати в ній. Якщо документів для підтвердження стажу або заробітної плати людини немає на зберіганні в архіві, працівники намагаються віднайти, в якій установі ці документи або, в якому з трудових архівів, або архівних відділів районних військових адміністрацій вони зберігаються".
На сайті Державного архіву в Кіровоградській області та ознайомитися з формою заяви.
"Там є декілька варіантів заяв, або майнові права, або стаж роботи, або заробітна плата, щоб людині було легше написати заяву".
За словами директорки, на сайті є перелік архівів, які зберігають документи. Ознайомившись з ними, людина буде знати, куди треба писати заяву.
"Наприклад, документи, яких установ з особового складу зберігаються саме в державному архіві області, а які в установах, вищого рівня, або які в районних трудових і районних архівах. Попрацювати з цими переліками і, можливо, людині не потрібно буде звертатися в Державний архів області, вона сразу буде знати, куди їй треба звертатися".
У Державному архіві Кіровоградської області зберігають документи органів влади, управління і самоврядування. Усього майже мільйон 600 тисяч справ, найстаріші датовані 1759 роком. Це метрична книга, в яких реєстрували народження, хрещення, вінчання й поховання людей.